新冠疫情已彻底改变了人们的工作模式，使用数位档案已成为企业营运重要的一环：具备在任何工作环境签署、共享、审核及储存档案的能力将有助企业保持业务连续性并提升团队效率。
疫情前数位档案只被视为企业众多议程的其中之一，但如今让数位档案这项有助加快数位转型的关键技术，已成为企业营运的必需品。根据 Adobe 先前进行的一项调查显示，亚太地区 84% 的受访企业将在疫情后继续使用电子签名档案，更有 73% 受访者认为未能提供电子签名选项的企业“落后”。除了满足消费者日益增长的期望，中小企业投资在这项技术上亦有助提升生产力。
许多中小企业员工每天都重复执行撰写合约、收集客户资料、订购标准耗材等相同的任务，这些人手操作的纸本流程不仅消耗员工宝贵的时间，亦无助提升企业效益。如能善用 Adobe Sign 进阶工作流程等自动化技术，即可协助员工更快、更准确地执行常见任务。例如人力资源经理可以根据每位应征者的职位、薪资、福利等，通过一个简单的网络列表自动生成不同版本的取录通知书，然后发送给他们签名、追踪他们的进度并存储为已签署的数位副本，省去手动建立、打印或邮寄的工作流程。如此，员工可将精力投放在能为企业带来更大效益的业务上。
自动化工作流程不一定复杂又昂贵，对中小企业来说，将常见的纸本流程改为线上自助服务流程只是四个简单的步骤：
启动新程序：按需求建立 HTML 表格，并针对适用情况选取适当表格或档案套件。
触发后续步骤：使用条件式逻辑正确传送每个要求，让档案自动依次从一个工作移至下一个工作。
采取行动：自动将工作传送给正确的人员。收集档案、审核、核准、签署、传送等等。
使用仪表板：管理已签署与已接收的档案、生成报告，并即时审视档案周期。
通过设置自动化流程，客户、合作伙伴、员工可以随时随地开展业务，提升生产力并改善用户体验。
在订立合适的自动化流程时，中小企业往往不知应从何处开始。Adobe 作出以下的建议：企业可以从记录签呈纸张使用情况开始，来找出那些最能从数字化过程中受益的流程。应从因手动或纸本工作流程减慢营运进度或延迟业务价值的关键用例开始。
然后，让包括员工、客户、供应商、合作伙伴在内的所有利益关系人参与企业转型，不但要确保所有人都参与，亦要让他们了解这些解决方案对企业及个人带来的潜在好处，如何改善他们正在面临的具体痛点，以便他们决心成为业务的变革者。
最后，一定要作长远考虑，制定短期及长期的数位成熟度里程碑并朝着目标迈进。企业亦应寻找那些能整合企业现有技术的解决方案，以便逐步淘汰不合时宜及低效的工作流程。
（首图来源：pixabay）
