10个Google日历秘密功能教学：帮你偷到更多时间

其实不是，在 Google 日历朴实无华的功能中，拥有很多最佳化个人行程，增加团队合作效率的隐藏功能，只是我们不一定会发现。所以今天这篇文章，要从我长期使用 Google 日历，并且真的主要在 Google 日历上完成进度管理的经验，跟大家分享那些 Google 日历中的隐藏功能与应用情境。

两年多前在电脑玩物写完“Google日历 最佳化：在忙碌琐事中有效率掌握最重要行程”一文后，一来时间久了、功能更多了，二来我自己的时间管理想法、方法也有改变，所以今天想要从活用 Google 日历隐藏功能的角度，重新分享我自己怎么最佳化 Google 日历行程管理的方法。

• 1. 聚焦当下：把过去的活动暗化

Google 日历上排满了行程，但是逝者已矣，来者可追，我们应该聚焦在现在与未来的行程，让过去的行程留下备查的纪录即可。要怎么在 Google Calendar 上展现这样的视野呢？

Google 日历中可以暗化我们过去的行程安排，于是就让今日与未来的行程在日历中看起来“发亮”，从而在检视日历时，总能先聚焦在当下。

只要进入你的 Google 日历一般设定中，就可以找到活动暗化处理的选项。

• 2. 适合你的工作周期：设定显示的周数期间

每个人的工作型态可能有不同的“进度周期”，而我们其实是依照自己的进度周期在规划工作。例如记者要执行一个专栏企划的周期可能是一个礼拜，我会在一个礼拜内完成发想、研究、采访、写作工作。但是老师要完成每一次课程规划的周期可能是两个礼拜，这个礼拜就要开始为下个礼拜的课程做好准备。

依据我们不同的工作周期，可以在 Google 行事历上设定我们惯用的“工作区间”。例如我现在把我的工作区间设定成三周，每次打开日历我可以查看前一周完成的进度，执行这一周的计划，并且准备下一周的资料。

如何设定？请参考“Google Calendar 日历自订检视”教学。

• 3. 知道时间是有限的：加快会议进行

开会是必要的，但开会的目的是决定下一步行动，所以应该帮会议制定很明确紧张的时间安排，让我们在讨论时可以就事论事，透过时间的紧张感来减少岔题的散漫，以制定接下来的任务为首要目标。

Google 日历有一个很不错的设计就是“少 10 分钟的会议安排”，每一次当我们想要安排一个小时会议时， Google 日历自动把时间设定成 50 分钟，这提醒了我们时间的宝贵、紧凑，也预留了让我们不会把时间挤爆的空档。

你可以在 Google 日历一般设定中，找到“预设活动持续时间”，试试看不要把时间排满，反而让你工作更有弹性，也工作更有效率。

• 4. 留给自己多少时间？隐藏凌晨与深夜时段

你会在凌晨或深夜时间安排工作吗？除非不得已的原因，例如你的客户在国外就是要深夜上线，要不然一开始就给自己一种：“反正正常时间做不完，我可以晚上再做”的弹性，那么我们就很容易松懈，真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是，一开始严格规定自己晚上时段不要安排事情，这样反而帮自己留下余裕（延伸阅读：PIANO 慢慢来，意大利口头禅教我的五个工作哲学）。

这也是我常常说要给自己留下“神圣时间”的时间管理关键技巧，而在 Google 日历里，可以预先设定好把晚上时段隐藏起来，这样再安排时间时，就可以先不考虑这些神圣时间（当然，硬要安排进去行程也依然可以）。

如何隐藏？可以参考“隐藏 Google 日历凌晨深夜工作时间”的教学。

• 5. 帮大家准备好资料：加入 Google 云端硬盘档案

在“一人之力为什么可以有团队之效”的文章中，我分享了自己 Google 为圆心的工作策略，因为 Google 各服务之间是连动的，所以可以把我们的不同工作串连起来、整合在一起。

例如当我在 Google 日历中邀请伙伴在下周参与一个会议时，我可以在 Google 日历里“直接插入”来自 Google 云端硬盘的档案、文件，提供他们下周会议需要的资料。

大家的行事历都是同步的，于是当我这样做时，伙伴的行程里就会出现我提供的文件资料，而且来自同步更新的 Google 云端硬盘，我也就省下还要用邮件反复沟通的时间，又确保大家都看到档案，都会在会议前获得准备好的最新资料。

在Google行事历中的“研究室”中，开启“活动附件”功能，就可以让你在编辑行程时，增加一个“附件”的选项，这个附件可以让你连结Google Drive中的文件，同步分享给你邀请的伙伴。

• 6. 会议室不一定要在办公室：加入 Hangouts 视讯会议

同样的，会议不一定要在实体的会议室开，如果伙伴之间不在同一个办公室，我们可以利用 Google Hangouts 来进行 10 人以内的免费视讯会议。

而当在 Google 日历中安排了一个会议行程时，我可以在这个行程里直接插入 Hangouts 会议邀请，这样一来当会议时间到达时，每个人都会收到通知，并且可以直接打开行程里的连结，加入 Hangouts 云端视讯会议。

相关操作的教学，可以参考我的另一篇文章：“Google Hangouts 即时通更适合工作沟通的 9 个好理由”。

• 7. 待办处理邮件：插入 Gmail 邮件工作表提醒

我们甚至可以用 Google 日历来管理 Gmail 里的邮件，当收到不需要当下处理，而是下周要提醒我处理的邮件时，我会把这封邮件“插入” Google 日历中，这样到了下周，就可以在行事历上看到这个邮件处理提醒。

要怎么做到呢？其实就是利用 Gmail 里的 Google 工作表，把待办邮件加入你的 Google 工作表，并且设定日期，他就会出现在你的 Google 行事历上。

相关教学可以参考“Google Tasks 工作表的 10 个待办事项管理方法心得建议”一文。

• 8. 更多元的生活时间管理：显示农历

在很多人的日常生活中，农历都是一个重要的需求，很多我们的习俗仪式，需要透过与农历日期的搭配来行动。

而这时候在网页版的 Google 日历中，其实可以直接显示农历日期与节气。

相关教学可以参考我的这篇文章：2014 行事历台湾假日与农历新增 Google日历、手机完整教学。

• 9. 减少多余与错误的沟通：查看双方是否有空

团队合作里，每个人的工作时间不同、任务安排不同，有空的时间也不同，这时候当需要一起合作时，如何更有效率的、更准确的知道彼此有空的时间？

Google 日历提供了多种“交换彼此有空日期”的方法，对于要约开会时间，安排共同活动是一个有效的工具，而且云端即时同步，可以即时看到彼此真的有空的空挡，反而避免了互相询问时可能遗漏误记等风险，可以更确实地做好多人时间安排。

完整的步骤教学可以参考电脑玩物“不再约错时间！如何从 Google 日历即时确认对方有空”一文。

• 10. 可以当作讨论区的行程：Google 活动与 Google 日历

有一个大家比较少用的功能也可以跟 Google 日历整合，那就是“ Google 活动”。前一阵子去意大利旅行时，我把旅游行程设定成 Google 活动，然后邀请同行者加入，在 Google 活动中可以像是讨论区一样讨论行程，并且旅游后可以在 Google 活动里一起上传照片。

但是 Google 活动最棒的就是会同步到 Google 日历上，哪一天的活动就会出现在那一天的行事历，并且连结到 Google 活动的讨论区、照片上传区。

如果一个团队工作不只要安排出进度时间，还希望可以在日期到达前进行多人讨论分享，那么用 Google 活动建立小团队事件，让事件同步到 Google 日历上就是一个好方法。