IBMSmartCloudforSocialBusiness智慧社群–社群云端应用好选择

1. 什么是 SaaS ？好处？

SaaS 是 Software as a Service （软件即服务）的缩写，最简单的说法就是以往是购买与安装应用程序（例如 Outlook, Office）改成租用甚至是线上服务的方式（例如 Gmail 与 Office 365），尤其对新公司或是中小企业，都有许多的好处：

降低组织成本

以租用取代购买，同时可以针对不同部门与不同的需求，仅需购买需要的软件或是模组即可，同时可以只针对使用的人数来弹性增购授权数量（或账号数），比起以往购买软件更加有弹性，同时也可以降低采购成本。

维持 IT 核心竞争力

以前常常说的玩笑话：IT 最重要的工作就是维修坏掉的电子邮件系统，过多软件的相容性与损坏甚至中毒的问题，都会是公司 IT 人员严重的内耗，采用 SaaS 软件即服务的模式，没有单机软件容易发生的相容性问题，相对可以降低人事的成本。

随处存取

以往工作需要在公司或是家中定点，都需要有安装办公需要的软件，并且资料也要有才能工作，SaaS 的特色之一就是仅需要线上登入系统，只要登入即可随处工作，甚至现在流行 BYOD (带自己的行动装置来上班)，系统支援的话不只是笔记型电脑，连手机、平板等行动装置甚至都可以是行动办公室。

更好的软件

SaaS 模式还有一个很大的好处‘随时都是最新版、最好的软件’不用注意是否需要 Patch 修正程式漏洞，不用 2014 年了要买版的软件，软件服务模式只要登入系统，随时就是最新版本，除了功能最新，也相对保证程式发现漏洞问题时会最快修正。

2. 该选择怎样的 SaaS 服务？

其实也是因为前述优点，近年来 SaaS 其实可以说是非常蓬勃，不论是一般使用或是企业应用，都有不少的网络服务可以使用，例如以下这些常被讨论的网络服务：

电子邮件：Hotmail、Gmail

线上行事历：Google Calender

网络硬盘：Dropbox, Box

线上会议：Cisco WebEX、Google Hangout

线上文件 / 协同作业：Google Doc

但是这些应用分散各处（各家不同厂商），对企业而言成本考量是一个重要的重点，但是更重要的是要找可以信赖，甚至功能较为全面的 SaaS 服务就会是更重要的重点，想想如果免费的服务中断了、出问题了，公司若找不到人负责，这可真的是印证了‘免费的最贵’的真言。

3. 蓝色巨人IBM SmartCloud for Social Business 智慧社群云

而阿达今天要和大家介绍的就是国际大厂 IBM‘SmartCloud for Social Business 智慧社群云’云端软件服务，针对企业内外沟通的种种网络社群需求，提供包含 Email 电子邮件、线上行事历、网络硬盘、线上视讯简报会议、线上文件编辑等功能，甚至还整合了即时通与协同作业工作，适合中小企业与新创公司使用，全部的功能都只需要浏览器登入即可使用，简单、可靠并方便，前身可以说就是当初 IBM 知名的 Notes Domino 系统，并且更进化提供社群云端技术。

IBM 智慧社群云提供了哪些服务？

马上可以注册免费试用IBM 智慧社群云服务，注册之后直接就提供了 60 天的免费试用，包含了：
1. 可建立使用 25 个账号，每账号可以使用 1GB 的邮件空间与与协同作业容量。
2. 最多可有 199 参与者的网络会议功能。
3. 线上电子邮件、行事历、联络人。
4. 完整线上协同作业与即时传讯。
5. 可以档案分享、线上文件编辑与协同作业。
6. 可建立活动专案与表单

除了办公室电脑桌机、业务使用笔记型电脑之外，也支援了行动装置，可以随时在手机甚至平板上使用。

 

开始注册试用IBM 智慧社群云服务

马上点选注册免费试用IBM 智慧社群云服务：

填写你现有的 Email 邮件（登入账号），另外很重要的是最下方的‘IBM SmartCloud for Social Business电子邮件位址’就是给IBM 智慧社群云中的专用信箱位址：

提交之后等约几分钟到刚刚登录的电子信箱中去收启动信，并点选或是复制信中的连结继续注册程序：

稍微要注意一下密码，大概是因为安全的考量，IBM 智慧社群云的登入密码要求要比较严格，共有以下条件：

• 密码必须包含至少 8 个字元
• 包括至少 1 个非英文字母字元及 4 个英文字母字元
• 不能含有 3 个以上重复的字元
• 密码不能与前面 8 个密码中的任何一个相同
• 不能包含使用者的名字、姓氏或电子邮件位址
• 不能包含空格字元

总之，如果不给你建立，就是违反了上面的安全原则，再检查看看吧！ 建立完成后，会自动登入系统。

登入网址： https://apps.na.collabserv.com/homepage

开始使用

登入 IBM 智慧社群云之后会进入首页，是否有似曾相似的感觉？其实有点像是某社群网站的涂鸦墙吧！也如相类似的功能，可以快速将最新的讯息、图片、网站链接等资讯发表于个人首页上，让同组织群组的使用者可以快速得知与交流讯息。

另外也可以快速建立会议，另外最上方的工具列则是可以切换不同的系统功能：

点选右上‘管理’进入‘组织管理’，我们可以在这边建立账号 ：

点选‘新增使用者账号’：

接着跟申请账号时类似，输入基本资讯，在此以好友阿辉当范例，这篇多亏他的指导与共同协作：

试用账号可以建立 25 组可用空间 1G + 1G (Email 与协同作业) 的账号：

最后才是最重要的电子邮件与密码，申请好后将账号资讯给使用者就可以开工啦：

备注：新建立的账号第一次登入时，会要使用者变更密码，这是因为安全的考量。

电子邮件系统功能

我们切换到电子邮件功能看看，这可以说是和 Hotmail, Gmail 之类的 Web 邮件功能类似，操作应该不用担心不会使用：

撰写信件的功能如 HTML 编辑器，上传附件等功能都做得和一般 MUA 程式接近，相信都可以符合企业所需：

线上会议

公司内部最常见的是什么事情？那当然就是‘开会’啦～ 我的可以从一开始的首页右上角快速建立会议，或是到‘应用程序’中，选择会议（新版来启动），这里要注意会议的主持人要点选‘主持会议’，并把该‘会议 ID’给参与者，另外也可以在这里设定会议的密码（如果需要的话）：

在这边阿达觉得 IBM 智慧社群云的线上会议功能真的有够强的，实际玩给大家看看，启动会议之后我们点选‘开始共用’可以选择我的屏幕或是档案的方式来分享会议画面：

线上会议会使用JAVA程式来执行，因此第一次会稍微慢一点点，并且要允许执行：

执行之后就会可以选择屏幕或是单一程式分享画面：

另外也可以选择档案来分享，例如我们分享简报 PPT 档案当然也没问题：

这时为什么说这个功能很强大呢？因为连我们的手机也可以参加会议（超强啊！！！）
iPhone 程式下载 https://itunes.apple.com/us/app/ibm-sametime-meetings-for-ios/id516570259?mt=8
iPad 程式下载 https://itunes.apple.com/us/app/ibm-sametime-meetings-for-ios/id516570259?mt=8
Android 程式下载 https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ibm.android.sametime.meetings

我们用 Android 手机试试看，安装完成之后执行，选择‘IBM SmarrCloud’，然后用 IBM 智慧社群云的账号登入：

登入后选择加入会议室，然后输入刚刚会议室的 ID 数字，就可以登入完成：

▲简报内容显示也没问题！成功！

甚至文字对话聊天室也没有问题，下图分别为电脑版与手机版画面：

利用线上画笔标记的功能，也完美的可以跨越桌机与手机的隔阂：

对于会议记录的需求，IBM 智慧社群云 也替使用者想到了，在下方的‘录制会议’功能，可以将会议的进行过程，完整的录制下来：

而在右下角的‘会议室工具中’则可以进一步设定各种功能的许可权限：

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